🧾 会社運営で必要な社内文書・契約書まとめ｜トラブルを防ぐ行政書士の視点【第5回】
kiryu_admin
会社を運営していく上で契約書や社内文書の整備が不可欠です。
取引先や社員等と約束を「書面で残す」ことは、信頼を高めるだけではなく、トラブルを予防する確実な方法です。
この記事では、行政書士の視点から
- どんな社内文書・契約書が必要？
- 書類に記載すべき基本項目は？
- 保存・管理のポイント
をわかりやすく整理します。
🧱 契約書や社内文書を整える意味
契約は、口頭でも成立します（民法第522条）。
しかし、口頭では「言った・言わない」になり、後で立証できません。
契約書を作る目的は、次の3つです。
- 約束した内容を明確にする
- 証拠として残す
- お互いの信頼関係を可視化する
法的なお守りだけではなく、「事業を守る仕組み」として整備しておくことが大切です。
参考：（契約の成立と方式）
第五百二十二条 契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
📋 必要となる主な社内文書・契約書一覧
| 書類名 | タイミング | 目的・ポイント |
|---|---|---|
| 株主総会議事録・取締役会議事録 | 重要な決定を行うとき | 日時・出席者・議題・決議内容を正確に記録 |
| 秘密保持契約（NDA） | 取引・打ち合わせ前 | 情報の範囲・目的・期間・違反時の措置を明確に |
| 業務委託契約書／雇用契約書 | 外注・採用時 | 義務・報酬・契約期間・解除条件を具体的に |
| 就業規則・労働条件通知書 | 社員を雇用するとき | 労働時間・休日・給与・解雇条件を明示（10人以上は届出義務あり） |
💬 ポイント
「うちは小規模でやってるから要らない」と思われがちですが、トラブルはどんな規模の会社にも起こり得ます。
最初から整えておく方が、のちに修正するよりもラクです。
⚖️ 契約書を作成する際の10のチェックポイント
- 契約当事者の正式名称（法人名・代表者名）
- 契約目的・業務内容
- 契約期間（開始日・終了日）
- 報酬・支払時期・方法
- 双方の権利・義務
- 解除条件・違約金の有無
- 秘密保持・情報管理の方法
- 印紙税・電子契約対応（電子契約は印紙不要の場合あり）
- 署名・記名押印（法人契約では代表者名記名が基本）
- 契約書の保存期間・管理方法（電子保存も可、要件あり）
💡 最近は「クラウドサイン」「GMOサイン」などの電子契約も普及しています。
印紙税が不要になるなどコスト面でもメリットがありますが、保存要件（改ざん防止・検索性）を満たすことが重要です。
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🚨 実務で多いトラブル事例と回避策
| よくある失敗 | リスク | 対策 |
|---|---|---|
| 雇用契約書を交わしていない | 労働条件の証拠がなくトラブルに発展します | 労働条件通知書を必ず交付 |
| 契約書が古いままで更新してない | 実態と内容がズレて無効リスク | 年1回は見直す |
| 電子契約を導入したが印紙税誤認 | 税務調査で追徴の可能性 | 契約区分と印紙税法の確認 |
| 秘密保持契約（NDA）が形だけ | 守秘義務の範囲が曖昧 | 情報の範囲・返却義務を具体的に |
💬 よくある質問（Q&A）
Q1. 契約書は紙で作らないと無効？
→ いいえ。契約は口頭でも成立します。ただし、書面にすることで証拠力が残り、後の紛争防止に役立ちます。
Q2. テンプレート契約書をそのまま使って大丈夫？
→ 要注意です。テンプレは“型”に過ぎません。事業内容や報酬体系に合わせて修正しましょう。
Q3. 印紙税はどんな契約書に必要？
→ 請負・売買など金額が確定する契約書は課税対象です。電子契約なら印紙不要の場合があります。
Q4. 就業規則は社員10人未満なら不要？
→ 義務ではありません。しかし、トラブル防止・信頼性向上のために作成しておくのが望ましいです。
Q5. 契約書をクラウド保存してもいい？
→ OKです。ただし「改ざん防止」「検索性」「閲覧制限」など電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
✏️ ○✖️クイズ（コピペOK）
🏁 まとめ
- 契約書・社内文書は「トラブルを防止に役立つ盾」。
- 契約の内容・期間・支払条件・秘密保持・解除条項をしっかり明記しましょう。
- 電子契約を使うことで、コスト削減とスピード化が可能です。
- 小規模経営でも「整えておく」ことが信頼構築の第一歩になります。
次回（第6回）は「許認可と会社設立の関係」。
建設業・古物商・飲食業など、設立前から注意すべき法的ポイントをわかりやすく解説します🔥
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